Đoàn đánh giá ISO hỏi hồ sơ kiểm soát chuột gì?

Đoàn đánh giá hỏi những hồ sơ kiểm soát chuột nào?

Hỏi bảy hồ sơ, gần như theo thứ tự dưới. Các bộ tiêu chuẩn an toàn thực phẩm như BRCGS Food Safety hay FSSC 22000 v6 không chỉ định hoá chất hay hãng bẫy; chúng yêu cầu nhà máy chứng minh việc kiểm soát có kế hoạch, có số liệu và có hành động khi số liệu xấu đi.

Đoàn đánh giá kiểm hồ sơ chuột bằng cách nào?

Họ không đọc hết tập hồ sơ mà chọn mẫu rồi đi ra hiện trường. Thường là chọn ngẫu nhiên vài số trạm trên sơ đồ, đi tới tận nơi xem trạm còn đó, còn khoá, đúng số không; rồi mở sổ tìm một lần trạm có dấu và hỏi nhà máy đã làm gì sau đó.

1. Chọn 3–5 số trạm trên sơ đồ, đi tới từng trạm đối chiếu.
2. Mở sổ kiểm của đúng các trạm đó trong vài lượt gần nhất.
3. Tìm một lần có dấu ăn hay phân mới, hỏi biên bản xử lý và ngày đóng.
4. Xem báo cáo xu hướng các tháng sau đó có ghi nhận thay đổi không.
5. Kiểm danh mục hoạt chất: chất dùng ngoài xưởng có khớp giấy phép, trong khu sản xuất có bả hay không.

Phát hiện có chuột thì có bị trượt đánh giá không?

Không nhất thiết. Ghi nhận một dấu chuột rồi có biên bản xử lý, có ngày đóng là hệ thống đang chạy. Điểm trừ nặng thường rơi vào chỗ phát hiện mà không có hành động, hoặc hồ sơ sạch trơn cả năm ở nhà máy có kho nguyên liệu, vì nó bị đọc là không phản ánh thực tế.

Vì vậy đừng bảo nhà thầu bỏ bớt dấu vết khỏi sổ cho đẹp. Một lần có dấu ăn được tìm lối vào, bịt trong 48 giờ và đóng đúng hạn có giá trị hơn mười hai tháng ghi "bình thường".

Năm chỗ nào hay bị trừ điểm nhất?

Năm chỗ dưới đây lặp lại ở rất nhiều kỳ đánh giá, và chỗ nào cũng sửa được trước khi đoàn tới. Phần lớn không liên quan tới việc có chuột hay không, mà liên quan tới chuyện sơ đồ, sổ và thực địa không khớp nhau hoặc việc khắc phục bị bỏ lửng.

• Số trạm trên sơ đồ không khớp số trạm ngoài hiện trường.
• Trạm hỏng, mất khoá, bị kê hàng che mà sổ vẫn ghi "bình thường".
• Danh sách khe hở giữ nguyên nhiều tháng, không có hạn, không tên người sửa.
• Sổ chỉ ghi "đã thực hiện", không có kết quả từng trạm.
• Không có ngưỡng bằng số, chỉ trả lời là theo dõi thường xuyên. Ngưỡng bằng số cũng là thứ nên hỏi khi chấm nhà thầu ngay buổi khảo sát.

Chuẩn bị trước một kỳ đánh giá thế nào?

Bắt đầu ít nhất 3 tháng trước, vì báo cáo xu hướng cần chuỗi số liệu liên tục chứ không dựng gấp được. Hai tuần cuối chỉ dành cho việc đối chiếu sơ đồ với thực địa và đóng các mục khắc phục còn treo, không dành cho việc lập hồ sơ từ đầu.

1. Đi một vòng đối chiếu từng số trạm với sơ đồ, sửa ngay chỗ lệch.
2. Kiểm trạm bả vành ngoài cách nhau 15–30 m còn đủ, còn khoá, bẫy / hộp giám sát trong 6–12 m còn đúng chỗ.
3. Đóng mục khe hở đã sửa, ghi hạn mới kèm lý do cho mục còn mở.
4. Đề nghị nhà thầu gửi báo cáo phân tích xu hướng 12 tháng gần nhất, kèm các lần vượt ngưỡng đã xử lý. Chưa rõ nhà máy cần giữ hồ sơ tới mức nào thì tự chấm mức theo dõi chuột trước.
5. Gom giấy phép, MSDS, chứng chỉ kỹ thuật viên vào một cặp riêng.

Nhà máy và nhà thầu chịu phần nào trong bộ hồ sơ?

Nhà thầu chịu phần chuyên môn: sơ đồ, sổ kiểm, danh mục hoạt chất, giấy phép, báo cáo xu hướng. Nhà máy chịu phần theo dõi: quy trình, bằng chứng đã sửa kiến nghị, người đầu mối và việc đào tạo nhân viên nhận biết dấu chuột. Phân vai này nên ghi thẳng trong hợp đồng.

Cách thử nhanh: lấy một kiến nghị trong sổ ba tháng trước, hỏi ai đã sửa và sửa ngày nào. Trả lời được ngay là phần theo dõi đang chạy. Bảng ngưỡng ký hai bên và bộ hồ sơ xếp theo thứ tự đoàn đánh giá hỏi có ở trang IPM cho nhà máy chuẩn bị đánh giá ISO.

Bộ hồ sơ này còn dùng vào việc gì khác?

Cùng bộ hồ sơ dùng khi khách hàng lớn đánh giá nhà cung cấp, khi giải trình một sự cố sản phẩm, và khi đổi nhà thầu mà không muốn mất chuỗi số liệu. Lưu liên tục ở QA, sơ đồ gốc thuộc nhà máy, để không phải dựng lại trước mỗi kỳ.

Hồ sơ cần nhận sau mỗi buổi thi công, xem nhà máy chuẩn bị gì và nhận lại hồ sơ gì. Hồ sơ cho cả gián, ruồi, mọt kho có ở bài hồ sơ và báo cáo côn trùng cho đoàn kiểm tra; cách đặt trạm xem dịch vụ diệt chuột: bẫy trong, trạm bả ngoài.