Chính sách bảo mật: công ty ghi gì khi Quý khách liên hệ, dùng vào việc gì, giữ bao lâu

Công ty ghi lại những thông tin nào?

Công ty chỉ ghi những gì cần để gọi lại, khảo sát và làm việc. Biểu mẫu trên site hỏi họ tên, số điện thoại và nội dung cần xử lý; email không bắt buộc. Biểu mẫu dành cho doanh nghiệp ở trang chủ hỏi thêm tên đơn vị và ngành, để kỹ thuật viên chuẩn bị đúng hồ sơ.

• Trang Quý khách gửi yêu cầu: để biết Quý khách đang xem dịch vụ nào.
• Địa chỉ IP của máy gửi: chỉ dùng để chặn gửi tự động. Cùng một địa chỉ gửi tới 5 lần trong 10 phút thì biểu mẫu tạm ngừng nhận.
• Khi khảo sát và thi công: địa chỉ cơ sở, sơ đồ khu vực xử lý, ảnh hiện trạng và thông tin xuất hoá đơn.

Công ty không hỏi số căn cước, số tài khoản ngân hàng hay mật khẩu của Quý khách. Ai gọi điện xưng là nhân viên công ty mà hỏi những thứ này, Quý khách đừng cung cấp và báo lại số 0902 977 907.

Thông tin được dùng vào việc gì?

Thông tin chỉ dùng cho việc Quý khách đã nhờ công ty làm, theo thứ tự từ lúc nhận cuộc gọi tới lượt kiểm lại. Công ty không gửi tin quảng cáo hàng loạt tới số điện thoại hay email Quý khách để lại, và không dùng thông tin vào việc nào khác ngoài danh sách dưới đây.

1. Gọi lại để hỏi thêm và báo giá sơ bộ.
2. Hẹn lịch khảo sát, lịch thi công và lịch kiểm lại định kỳ.
3. Lập hợp đồng, hoá đơn, biên bản nghiệm thu và báo cáo sau từng lượt xử lý.
4. Quay lại xử lý trong thời hạn bảo hành, nhận và trả lời khiếu nại.

Ảnh kỹ thuật viên chụp tại cơ sở dùng cho báo cáo gửi Quý khách. Khi công ty đăng ảnh làm việc lên thư viện công trình thực tế, ảnh chỉ ghi loại mặt bằng và việc đang làm, không ghi tên hay địa chỉ khách hàng. Các bước từ cuộc gọi tới lượt kiểm lại, xem quy trình làm việc.

Công ty có chia sẻ thông tin cho ai không?

Công ty không bán, không cho thuê và không trao đổi thông tin của Quý khách. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân cấm mua bán dữ liệu cá nhân, với mức phạt tới 10 lần khoản thu từ việc mua bán; chuyển dữ liệu ra nước ngoài sai quy định có thể bị phạt tới 5% doanh thu năm.

Thông tin chỉ chuyển tới những nơi cần để làm đúng việc Quý khách đã nhờ:

• Kỹ thuật viên phụ trách cơ sở của Quý khách: tên, số điện thoại, địa chỉ và lịch hẹn.
• Đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử và cơ quan thuế: thông tin ghi trên hoá đơn.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi có yêu cầu bằng văn bản theo quy định của pháp luật.

Nếu Quý khách nhắn qua Zalo hoặc gửi thư tới hộp thư Gmail của công ty, tin nhắn đi qua dịch vụ đó theo chính sách riêng của họ. Site có thể dùng Google Analytics để đếm lượt xem trang; công cụ này không nhận họ tên hay số điện thoại Quý khách điền vào biểu mẫu.

Thông tin được giữ bao lâu và bảo vệ thế nào?

Yêu cầu tư vấn chưa dẫn tới hợp đồng được giữ tối đa 24 tháng kể từ lần liên hệ cuối, rồi xoá. Với khách đã ký hợp đồng, thông tin giữ trong suốt thời gian hợp đồng; hợp đồng, hoá đơn và chứng từ đi kèm giữ theo thời hạn Luật Kế toán yêu cầu, sau đó huỷ.

• Chỉ nhân viên có tài khoản riêng mới xem được danh sách khách trong trang quản trị của công ty.
• Trang quản trị đăng nhập bằng mật khẩu, chặn đăng nhập sai nhiều lần.
• Báo cáo, sơ đồ trạm và nhật ký kiểm tra chỉ gửi cho người Quý khách chỉ định.

Quý khách xem, sửa hoặc xoá thông tin của mình thế nào?

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, Quý khách có quyền biết công ty đang giữ thông tin gì, xem và yêu cầu chỉnh sửa, yêu cầu cung cấp, xoá hoặc hạn chế xử lý, rút lại sự đồng ý, phản đối việc xử lý, khiếu nại và yêu cầu bồi thường theo quy định của pháp luật.

1. Gọi 0902 977 907 hoặc gửi thư tới khutrungtoancau@gmail.com, tiêu đề "Dữ liệu cá nhân", nói rõ muốn xem, sửa hay xoá.
2. Công ty xác minh qua số điện thoại Quý khách đã đăng ký, để không đưa thông tin cho người khác.
3. Công ty trả lời trong 3 ngày làm việc: gửi bản thông tin đang giữ, sửa theo yêu cầu hoặc xoá.

Thông tin nằm trên hoá đơn, chứng từ kế toán thì công ty phải giữ đủ thời hạn luật định, nên chưa xoá được trước thời hạn đó; công ty sẽ nói rõ khi trả lời. Rút lại sự đồng ý không làm ảnh hưởng tới hợp đồng đã ký, nhưng công ty sẽ không gọi nhắc lịch kiểm lại nữa.

Liên hệ về dữ liệu cá nhân

Mọi câu hỏi về thông tin cá nhân, Quý khách liên hệ Công ty TNHH Khử Trùng Toàn Cầu, mã số thuế 0316590468, trụ sở 49 Đường 9, phường Linh Xuân, TP. Hồ Chí Minh; điện thoại 0902 977 907 hoặc 0972 750 712; thư điện tử khutrungtoancau@gmail.com; giờ làm việc Thứ Hai đến Thứ Bảy, 08:00–17:30.

Công ty có thể sửa chính sách này khi pháp luật hoặc cách làm việc thay đổi; bản mới luôn đăng tại trang này. Thông tin chung về công ty, xem giới thiệu Khử Trùng Toàn Cầu; những điều công ty cam kết với khách, xem thư ngỏ gửi Quý khách hàng; điều kiện bảo hành và thanh toán, xem chính sách bảo hành.