Hồ sơ và báo cáo kiểm soát côn trùng cho đoàn kiểm tra

Đoàn kiểm tra hỏi những giấy tờ gì về côn trùng?

Đoàn hỏi bảy thứ nối với nhau thành một chuỗi: sơ đồ cho biết trạm nằm đâu, sổ kiểm cho biết mỗi trạm bắt được gì, phiếu lượt cho biết ai làm, danh mục chế phẩm cho biết dùng gì. Mục khắc phục và báo cáo tháng cho biết cơ sở đã làm gì sau mỗi phát hiện.

Căn cứ nào khiến đoàn hỏi tới hồ sơ côn trùng?

Với cơ sở thực phẩm, căn cứ là Nghị định 15/2018/NĐ-CP về điều kiện an toàn thực phẩm: thiết bị chống côn trùng phải dễ tháo rửa và không dùng hoá chất diệt chuột, côn trùng trong khu sản xuất. Nghị định 115/2018/NĐ-CP có mức phạt khi côn trùng, động vật gây hại lọt vào nơi chế biến.

Phần chế phẩm và nhà thầu chịu Nghị định 91/2016/NĐ-CP về quản lý hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng. Sở Y tế TP.HCM công khai danh sách cơ sở công bố đủ điều kiện cung cấp dịch vụ, nên đoàn đối chiếu được tên nhà thầu trên hợp đồng. Nhà máy xuất khẩu còn bị khách hàng đánh giá theo chuẩn riêng, xem BRCGS, AIB, ISO 22000 hỏi gì về côn trùng.

Đoàn đối chiếu hồ sơ với hiện trường thế nào?

Đoàn cầm sơ đồ đi ra hiện trường, chọn vài trạm, mở ra xem rồi quay lại sổ để truy ngược vài tháng. Trạm có trên sơ đồ mà ngoài thực tế không thấy, hoặc sổ ghi "không có" trong khi bẫy dính đầy, là điểm bị ghi ngay. Hồ sơ đẹp không che được phân gián trên kệ.

Ba câu hỏi gặp nhiều nhất: cơ sở phát hiện vấn đề bằng cách nào, lần gần nhất phát hiện là khi nào và đã xử lý ra sao, ai chịu phần vệ sinh và bịt lối. Cả ba đều không trả lời được bằng hoá đơn dịch vụ.

Năm chỗ nào trong hồ sơ hay bị bắt lỗi?

Lỗi hay gặp nhất không nằm ở chỗ thiếu giấy, mà ở chỗ giấy không khớp nhau hoặc không khớp hiện trường. Năm chỗ dưới đây gần như lần kiểm nào cũng có cơ sở bị ghi, và cả năm đều sửa được trong vài ngày nếu phát hiện trước khi đoàn tới.

• Phiếu lượt ghi chung chung, không khớp với những gì đoàn thấy ở trạm.
• Sơ đồ cũ: mặt bằng đã sửa, trạm đã dời mà sơ đồ không cập nhật.
• Mục khắc phục nằm im nhiều tháng, không ghi đã sửa hay chưa.
• Chế phẩm dùng thực tế không có trong danh mục đã khai, hoặc thiếu số đăng ký.
• Chuỗi phiếu đứt 1–2 tháng, hoặc mốc ngày dồn cục ngay trước ngày kiểm.

Mục khắc phục nằm im bị đánh nặng hơn cả chuyện chưa từng phát hiện, vì nó cho thấy cơ sở biết vấn đề mà không xử lý.

Xếp bộ hồ sơ theo thứ tự nào để trình nhanh?

Xếp theo đúng thứ tự đoàn hỏi: giấy về nhà thầu trước, sơ đồ tiếp theo, rồi tới số liệu và việc đã làm. Một bìa còng chia tab theo tháng là đủ, không cần phần mềm. Người giữ hồ sơ phải lật tới trạm bất kỳ trong vòng 1 phút.

1. Hợp đồng, giấy phép nhà thầu, chứng chỉ kỹ thuật viên còn hạn.
2. Sơ đồ trạm bản mới nhất, ghi ngày cập nhật ở góc.
3. Danh mục chế phẩm, số đăng ký, phiếu an toàn hoá chất.
4. Sổ kiểm và phiếu lượt, xếp theo tháng, tháng mới nhất lên đầu.
5. Báo cáo xu hướng tháng và danh sách mục khắc phục còn mở.

Trước ngày kiểm cần rà lại những gì?

Rà ba việc trong khoảng 1 tuần trước ngày kiểm: sơ đồ còn khớp hiện trường không, mục khắc phục kỳ trước đã đóng chưa, chuỗi phiếu có đứt tháng nào không. Ba việc này đáng làm hơn một buổi tổng vệ sinh sát ngày, vì đoàn xem hồ sơ của cả 12 tháng.

Bản gốc phải nằm ở cơ sở. Hồ sơ để hết bên nhà thầu thì khi đổi nhà thầu coi như mất lịch sử. Lỡ mất hồ sơ cũ thì mở chuỗi mới, ghi rõ mốc bắt đầu, đừng dựng lại giấy cho các tháng đã qua: mốc ngày dựng lại thường lộ ngay.

Cơ sở nhỏ cần giữ tối thiểu những giấy nào?

Cơ sở nhỏ ít trạm vẫn phải có ba thứ không cắt được: sổ kiểm từng trạm, phiếu lượt có chữ ký và mục khắc phục có hạn. Sơ đồ trạm do nhà thầu giao, cơ sở giữ bản gốc. Hồ sơ liên tục vài tháng đã đủ để trình đoàn kiểm tra.

Nhà máy thực phẩm kiểm 1 lần mỗi tháng, riêng trạm chuột mỗi tuần, và có báo cáo tháng, cách chia vòng ở côn trùng trong nhà máy, kho theo từng vòng. Cuối năm nên hỏi nhà thầu những gì trước khi chốt kế hoạch, xem buổi tổng kết côn trùng cuối năm.

Bếp nhà hàng có bộ hồ sơ riêng về gián, xem hồ sơ an toàn thực phẩm về gián ở nhà hàng. Cần ngưỡng hành động ký sẵn cho từng khu thì xem IPM có hồ sơ trình đoàn kiểm tra.