Doanh nghiệp cần gì ngoài việc phun thuốc?
Trả lời nhanh: Ba thứ doanh nghiệp cần mà một lượt phun không mang lại: bộ hồ sơ đủ để trình khi bị kiểm tra, danh sách khuyến nghị khắc phục kết cấu và vệ sinh, và báo cáo xu hướng theo tháng để biết áp lực đang tăng hay giảm ở khu vực nào. Ba thứ này mới là phần khó thay thế.
Ba thứ cần có ngoài lượt phun
Khi so báo giá, phần dễ thấy nhất là số lượt và giá mỗi lượt. Phần tạo ra khác biệt thật lại nằm ở những gì còn lại sau khi kỹ thuật viên về.
| Thứ cần có | Vì sao cần | Dạng cụ thể | Ai giữ |
|---|---|---|---|
| Bộ hồ sơ | Xuất trình khi kiểm tra hoặc khi khách hàng yêu cầu | Sơ đồ thiết bị, biên bản từng lượt, danh mục hoá chất | Doanh nghiệp giữ bản gốc |
| Khuyến nghị khắc phục | Cắt nguồn tận gốc, giảm số lượt phải làm về sau | Danh sách điểm cần trám, sửa, dọn, kèm ảnh | Giao cho bộ phận kỹ thuật |
| Báo cáo xu hướng | Biết áp lực đang tăng hay giảm và ở hướng nào | Số liệu từng trạm theo tháng | Người phụ trách theo dõi |
| Danh mục hoá chất | Chứng minh dùng đúng loại được phép | Giấy tờ sản phẩm và nồng độ đã dùng | Kèm trong bộ hồ sơ |
| Đầu mối và thời gian phản hồi | Xử lý sự cố phát sinh giữa hai lượt | Cam kết thời gian có mặt | Ghi rõ trong hợp đồng |
Bộ hồ sơ gồm những gì
- Sơ đồ mặt bằng ghi vị trí từng bẫy, trạm và điểm đặt bả, có đánh số.
- Biên bản từng lượt: khu vực đã làm, khu vực loại trừ, chữ ký hai bên.
- Danh mục hoá chất kèm nồng độ sử dụng và giấy tờ của sản phẩm.
- Bản ghi số lượng bắt được ở từng trạm qua các lượt kiểm.
- Danh sách khuyến nghị khắc phục và trạng thái đã làm hay chưa.
- Hồ sơ năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Bộ này nên được lưu liên tục theo kỳ chứ không gom lại khi sắp bị kiểm. Một tập rời rạc vài biên bản không trả lời được câu hỏi về cách vận hành.
Khuyến nghị khắc phục ai làm?
Phần lớn do doanh nghiệp thực hiện, còn đơn vị kiểm soát chỉ ra vị trí và cách làm. Đây là điểm nên chốt rõ trong hợp đồng vì nó quyết định phần lớn kết quả cuối cùng.
Danh sách thường gặp: trám khe tường và cổ ống, lắp rèm nhựa ở cửa nhận hàng, sửa chỗ rò rỉ, kê hàng cách tường và cách sàn, thay nắp hố ga, và điều chỉnh giờ thu gom rác.
Báo cáo xu hướng đọc thế nào
Điều cần nhìn không phải tổng số bắt được của cả cơ sở mà là con số ở từng trạm qua các tháng. Trạm tăng đều là chỉ dấu về một lối vào chưa được bịt ở gần đó.
Con số gộp chung sẽ giấu mất thông tin này: một trạm tăng mạnh có thể bị trung hoà bởi các trạm khác giảm, và báo cáo trông như mọi thứ vẫn ổn định.
Cách đọc thực dụng: mỗi tháng chọn ba trạm cao nhất, xem chúng nằm ở đâu, rồi đối chiếu với danh sách khuyến nghị khắc phục xem điểm gần đó đã xử lý chưa.
Doanh nghiệp nhiều chi nhánh tổ chức ra sao
Nên dùng chung một mẫu sơ đồ, một mẫu biên bản và một cách đánh số trạm cho mọi chi nhánh. Khi đó số liệu giữa các điểm so sánh được với nhau, và chi nhánh nào lệch khỏi mặt bằng chung sẽ lộ ra ngay.
Về tổ chức, nên có một đầu mối ở trụ sở giữ bản tổng hợp, và mỗi chi nhánh có một người phụ trách tại chỗ. Không có người tại chỗ thì phần khuyến nghị khắc phục gần như không được thực hiện.
Ai phụ trách phía doanh nghiệp
Thực tế cho thấy giao cho bộ phận hành chính hoặc quản lý cơ sở là hợp lý nhất, vì họ nắm cả phần vệ sinh lẫn phần sửa chữa. Giao cho từng bộ phận tự lo thường dẫn tới việc không ai làm phần chung.
Người phụ trách nên là đầu mối duy nhất khi ký biên bản, nhận khuyến nghị và theo dõi trạng thái đã xử lý. Đây là thay đổi tổ chức đơn giản nhưng cho hiệu quả rõ.
Chi phí và cách so báo giá
So theo phạm vi chứ đừng so theo con số cuối. Hai báo giá chênh nhau thường vì một bên có khảo sát, giám sát, hồ sơ và vòng ngoài, còn bên kia chỉ tính diện tích sàn bên trong.
Xem cách triển khai cho công ty ở bài giải pháp Pest Control cho công ty, cách làm theo địa bàn ở bài Pest Control khu vực Bình Thạnh, Gò Vấp, Phú Nhuận.
Toàn bộ danh mục có ở trang dịch vụ, danh sách loài ở trang các loài gây hại, mức chi phí ở bảng giá chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần bộ hồ sơ đầy đủ không?
Cần ở mức gọn hơn, nhưng vẫn nên có biên bản từng lượt và danh mục hoá chất. Đó là thứ duy nhất chứng minh được công việc đã làm khi có khiếu nại từ khách hàng.
Bao lâu thì có báo cáo xu hướng đáng tin?
Thường sau hai tới ba tháng số liệu mới đủ để tách biến động mùa. Một tháng đầu chỉ cho biết mức nền, chưa nói được xu hướng.
Khuyến nghị khắc phục có bắt buộc làm không?
Không bắt buộc, nhưng không làm thì số lượt xử lý cần dùng sẽ giữ nguyên hoặc tăng. Nên xếp thứ tự ưu tiên và làm dần theo ngân sách thay vì bỏ hẳn.
Đổi đơn vị cung cấp thì hồ sơ có mất không?
Không, nếu bản gốc do doanh nghiệp giữ. Đây là lý do nên yêu cầu nhận bản cứng hoặc bản mềm sau mỗi lượt, thay vì để toàn bộ hồ sơ nằm ở phía nhà cung cấp.
Cần khảo sát và dựng chương trình cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi.
