Báo cáo kiểm soát côn trùng cuối năm: cơ sở cần hỏi gì?

Buổi tổng kết cuối năm, cơ sở nên nhận những hồ sơ nào?

Cơ sở nhận lại đủ bộ hồ sơ của 12 tháng, không chỉ bản tóm tắt vài trang. Việc của người nhận là đối chiếu tên, số tháng và chữ ký, không phải tự lập hay tự phân tích lại. Thiếu tháng nào thì hỏi ngay trong buổi họp, vì các tháng đã qua không bổ sung ngược được.

BRCGS Food Safety yêu cầu phân tích xu hướng ít nhất mỗi năm, nên nhà máy thực phẩm càng cần buổi này. Cách lập báo cáo là việc của nhà thầu; cơ sở chỉ cần biết mình phải nhận đủ và hỏi đúng.

Với nhà máy thực phẩm ký kiểm định kỳ với công ty, các hồ sơ trong bảng được bàn giao ngay sau từng tháng, phiếu công tác có chữ ký của kỹ thuật viên và người phụ trách phía cơ sở. Buổi cuối năm vì vậy chỉ gom 12 bộ tháng lại để đọc, không phải lập mới.

Hỏi nhà thầu gì về xu hướng của cả năm?

Hỏi để nhà thầu nói ra kết luận, không cần tự đọc bảng số. Một nhà thầu làm thật sẽ trả lời được bằng tên khu, tên tháng và nguyên nhân cụ thể. Câu trả lời chỉ có "nhìn chung ổn định" mà không chỉ ra được chỗ nào là dấu hiệu báo cáo làm cho đủ giấy.

1. Khu nào xấu đi so với năm trước, và nguyên nhân nằm ở đâu?
2. Tháng nào cao nhất? Có trùng mùa mưa, mùa nhập hàng hay đợt sửa chữa không?
3. Những trạm nào liên tục có dấu hoạt động, và chỗ đó cần sửa gì?
4. Có loài nào mới xuất hiện trong năm không?
5. Bao nhiêu lượt phát sinh ngoài lịch, rơi vào khu nào?
6. Trạm nào nên dời hay thêm vì mặt bằng đã đổi?

Ở TP.HCM, muỗi thường lên từ đầu mùa mưa, còn kho hay tăng vào mùa nhập hàng. Nhà thầu nói được phần nào do mùa, phần nào do một lối vào mới là đã đọc số liệu thật.

Mục khắc phục còn treo được hỏi ra sao?

Yêu cầu nhà thầu đọc riêng từng mục còn mở: mở từ tháng nào, khu nào bị ảnh hưởng, thuộc phần việc của ai. Mục treo lâu thường là lý do một khu không khá lên cả năm, và người duyệt ngân sách cần nghe điều đó từ chính buổi họp chứ không phải qua thư.

• Mục kết cấu: khe cửa cuốn, gioăng kho lạnh, lưới thoát sàn, trần giả.
• Mục vệ sinh: giờ đổ rác, bẫy mỡ chưa vét, pallet kê cách tường chưa đủ 45 cm.
• Mục vận hành: trạm bị dời khi kê hàng, bẫy bị bóc, cửa mở quá lâu.

Với từng mục, hỏi thêm: cần gì để đóng, bảo trì hay ngân sách, và hạn mới là bao giờ. Mục lặp lại ở nhiều tháng là nợ tồn, nên đứng đầu kế hoạch năm sau.

Kế hoạch năm sau cần chốt những gì?

Kế hoạch tốt thường chỉ đổi vài thứ, nhưng mỗi thứ có người chịu và có hạn. Cơ sở chốt với nhà thầu năm nội dung dưới đây, ghi thành văn bản có chữ ký. Việc sửa kết cấu nên kịp đưa vào kỳ lập ngân sách, nên họp tổng kết trước kỳ đó.

1. Lịch: 1 lần mỗi tháng cho gói định kỳ, riêng trạm chuột 4 lần mỗi tháng; muỗi nơi ẩm, thiếu sáng 2 lần mỗi tháng.
2. Trạm: dời hay thêm ở khu đã đổi công năng, cập nhật sơ đồ.
3. Đèn bẫy côn trùng bay: nếu cần, nhà thầu khảo sát rồi đề xuất số đèn theo diện tích; cơ sở quyết lắp hay không.
4. Mục khắc phục còn mở: người chịu, hạn đóng.
5. Người ký: người quyết ngân sách và người phụ trách cơ sở vật chất, không chỉ bộ phận vệ sinh.

Chi phí cả năm nên hỏi cùng câu nào?

Hỏi chi phí cùng số lượt phát sinh ngoài lịch. Chi phí đều mà lượt phát sinh nhiều nghĩa là còn nguồn, còn lối vào chưa cắt. Gọi xử lý gấp nhiều lần trong năm thường tốn hơn dồn công bịt lối, dọn nguồn ở đúng 2–3 khu có vấn đề trong các lượt định kỳ.

Nhịp tới 1 lần mỗi tháng, riêng trạm chuột mỗi tuần, có ở trang kiểm soát định kỳ: lịch kiểm, báo cáo tháng. Thấy gói đang rộng hơn nhu cầu thì đọc thu hẹp gói định kỳ khi thấy thừa.

Ai trong cơ sở nên ngồi họp tổng kết?

Người nghe phải là người làm được việc sau buổi họp. Tối thiểu có QA hoặc người phụ trách vệ sinh, bảo trì, quản lý kho hoặc bếp trưởng, và một người có quyền duyệt chi. Thiếu bảo trì thì mục kết cấu lại treo thêm một năm; thiếu người duyệt chi thì kế hoạch chỉ nằm trên giấy.

Nên mời thêm tổ trưởng ca hay gặp côn trùng nhất. Họ biết giờ nào, chỗ nào hay thấy gián, chuột, những điều báo cáo không ghi hết. Buổi họp không cần dài nếu hồ sơ được gửi trước vài ngày để mọi người đọc.

Dấu hiệu nào cho thấy buổi tổng kết chỉ làm cho có?

Buổi tổng kết làm cho có thường dài về số lượt đã làm và ngắn về chuyện năm sau đổi gì. Gặp từ hai dấu hiệu dưới đây trở lên, cơ sở nên yêu cầu nhà thầu làm lại phần kết luận trước khi ký kế hoạch, hoặc so với một nhà thầu khác.

• Chỉ liệt kê đã làm bao nhiêu lượt, dùng bao nhiêu thuốc.
• Không chỉ ra được khu nào xấu đi, khu nào khá lên.
• Kế hoạch năm sau chép nguyên năm trước.
• Không nhắc tới mục khắc phục còn treo.
• Không ai phía cơ sở ký nhận.

Báo cáo năm không thay được hồ sơ từng lượt; bộ giấy trình đoàn kiểm tra ở bài hồ sơ kiểm soát côn trùng cho đoàn kiểm tra. Nhà máy cần ngưỡng hành động ký cho từng khu và đủ bảy loại hồ sơ bàn giao thì xem chương trình IPM cho nhà máy, kho. Côn trùng được giữ ở mức thấp nhờ kiểm đều theo lịch, và buổi tổng kết là lúc chỉnh lịch đó cho năm sau.