Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước hợp đồng diệt côn trùng

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi gọi báo giá?

Sáu thứ trong bảng dưới đây làm được trong một buổi, bởi chính người trong doanh nghiệp. Chúng quyết định nhà thầu hiểu đúng phạm vi hay phải đoán, và giúp buổi khảo sát đi thẳng vào chỗ cần xem thay vì mất nửa thời gian hỏi han cửa nào mở, khu nào không được vào.

Sơ đồ mặt bằng cần đánh dấu những gì?

Bản vẽ tay cũng dùng được, miễn thể hiện đúng ranh giới từng khu, cửa và lối hàng đi. Sơ đồ này về sau thành nền để đánh mã trạm, nên đánh dấu càng rõ thì buổi khảo sát càng ngắn và các báo giá càng sát nhau. Ghi thêm diện tích từng khu nếu có, tính bằng m².

• Ranh giới khu chức năng: sản xuất, kho, bếp, khu rác, cửa nhận hàng, văn phòng.
• Khu loại trừ, tô màu riêng và ghi lý do bên cạnh.
• Cửa ra vào, cửa cuốn, ô thoáng; ghi cửa nào hở chân, vì chuột nhắt lọt được khe cửa từ 6 mm.
• Hộp kỹ thuật, trần giả, hố ga, rãnh thoát nước.
• Chỗ từng thấy côn trùng hoặc chuột, ghi kèm tháng.
• Ranh giới với bên ngoài: hàng rào, bãi xe, nhà kế bên, kênh rạch.

Ghi nhật ký sự cố thế nào cho nhà thầu đọc được?

Ghi ngắn, theo từng lần thấy, trong khoảng 3 tháng gần nhất. Một dòng nhật ký có ngày, khu, con gì, bao nhiêu con và đã làm gì là đủ để nhà thầu biết loài nào cần ưu tiên và nên dồn công vào khu nào ở mỗi lượt hằng tháng. Ảnh điện thoại giúp nhận đúng loài.

1. Ngày giờ thấy: ban ngày hay ban đêm, vì gián Đức thấy ban ngày thường là ổ đã đông.
2. Khu và vị trí cụ thể: "gầm bàn lạnh bếp nóng", không ghi chung "trong bếp".
3. Con gì và bao nhiêu: kèm ảnh nếu chụp được.
4. Đã làm gì: tự xịt thuốc gì, đặt bẫy gì, gọi ai xử lý lần nào.
5. Khiếu nại hoặc ghi nhận của khách hàng, đoàn kiểm tra, nếu có.

Vì sao phải cử đầu mối ngay từ lúc hỏi giá?

Vì nhà thầu cần một người trả lời được câu hỏi về mặt bằng, dẫn đi khảo sát và chốt khu loại trừ. Không có người này thì mỗi nhà thầu nghe một phiên bản khác nhau từ bảo vệ, bếp trưởng hay kế toán, và ba báo giá nhận về không so được với nhau.

Đầu mối cũng là người sau này ký phiếu từng lượt và đôn đốc việc sửa chữa phía doanh nghiệp. Cử luôn từ đầu thì không phải bàn giao lại thông tin khi hợp đồng bắt đầu.

Chọn khung giờ thi công thế nào?

Chọn theo nhịp hoạt động của cơ sở, rồi báo luôn khi hỏi giá, vì làm ngoài giờ ảnh hưởng tới cách nhà thầu xếp người. Buổi đầu thường dài 3–6 giờ để đặt trạm và lập sơ đồ; các lượt sau chỉ 1–2 giờ, nên khung giờ của lượt định kỳ dễ xếp hơn nhiều.

• Bếp nhà hàng: sau giờ đóng cửa, khi bếp đã vệ sinh xong, thường từ 22 giờ.
• Nhà máy chạy 3 ca: khung 1–2 giờ lúc đổi ca, làm từng đoạn dây chuyền.
• Văn phòng: cuối ngày hoặc cuối tuần, vì phun tồn lưu cần rời khu vực 1–2 giờ.
• Đặt gel, bẫy, đèn keo làm được trong giờ vì không phun, chỉ cần tránh khu đó khoảng 30 phút.

Có đoàn kiểm tra hay khách hàng đánh giá thì báo trước điều gì?

Báo rõ cơ sở đang chịu kiểm tra an toàn thực phẩm hay khách hàng đánh giá theo chuẩn nào, và kỳ đánh giá gần nhất là tháng mấy. Nhà thầu cần biết để báo giá kèm đúng loại sơ đồ, sổ kiểm, danh mục chế phẩm và báo cáo tháng, thay vì một phiếu thu sau mỗi lượt.

Nếu đã có bộ hồ sơ cũ, đưa kèm để nhà thầu mới nối tiếp được chuỗi số liệu. Danh mục giấy tờ đoàn hay hỏi có ở bài hồ sơ kiểm soát côn trùng cho đoàn kiểm tra.

Gửi thông tin cho nhiều nhà thầu thế nào để so được?

Gửi cùng một bộ thông tin cho tất cả: cùng sơ đồ, cùng danh sách khu loại trừ, cùng nhật ký sự cố, cùng khung giờ. Mỗi bên nhận một phạm vi khác nhau thì các con số không so được, và bên báo thấp nhất thường chỉ là bên hiểu phạm vi hẹp nhất.

Nhà thầu tới khảo sát sẽ tìm những gì mà ảnh chụp không thấy, xem bài khảo sát trước báo giá tìm ra những gì. Khi các báo giá về, cách đặt chúng cạnh nhau ở bài đọc và so ba báo giá: dòng nào phải có.

Mức tham khảo theo diện tích và mặt bằng có ở bảng giá diệt côn trùng tổng hợp theo mặt bằng; muốn nhà thầu tới theo lịch có báo cáo, xem kiểm soát định kỳ: lịch kiểm, báo cáo.