Muốn đổi đơn vị diệt côn trùng giữa hợp đồng thì làm sao?

Doanh nghiệp đổi đơn vị diệt côn trùng thường vì cùng một lý do: trả tiền mỗi tháng mà gián, chuột vẫn còn, báo cáo tháng nào cũng giống tháng nào. Muốn đổi là chuyện bình thường. Cái hay bị bỏ qua là khoảng trống giữa hai đơn vị, khi trạm cũ đã thu mà trạm mới chưa đặt, và hồ sơ cũ không ai giữ.

Bài này dành cho người phụ trách hành chính, QA hoặc quản lý cơ sở đang tính đổi. Phía dưới có việc cần làm trước khi báo chấm dứt, danh sách bàn giao, và những câu nên hỏi đơn vị mới để không đổi xong vẫn y như cũ.

Có nên đổi không, hay nói lại với đơn vị cũ trước?

Nên nói lại một lần, bằng văn bản, nếu chưa từng làm. Ghi cụ thể điều không đạt: khu nào vẫn có chuột, từ tháng nào, báo cáo thiếu gì. Có đơn vị cải thiện được khi khách nói rõ. Nếu đã nói mà sau một hai tháng không đổi, đó là lúc chuyển.

Một số dấu hiệu cho thấy vấn đề nằm ở cách làm chứ không phải do mặt bằng: báo cáo tháng nào cũng chép lại tháng trước, không ghi số con theo từng điểm; kỹ thuật viên đến rồi đi trong mười lăm phút; trạm bả để nguyên bả cũ mốc nhiều tháng. Các dấu hiệu khác có ở bài năm dấu hiệu công ty diệt côn trùng kém.

Trước khi báo chấm dứt cần chuẩn bị gì?

Chuẩn bị khi quan hệ với đơn vị cũ vẫn còn bình thường, vì sau khi báo chấm dứt, xin giấy tờ thường khó hơn.

1. Đọc hợp đồng: thời hạn báo trước, phí chấm dứt sớm nếu có, trạm và đèn thuộc về ai (cho mượn, cho thuê hay đã bán cho cơ sở).
2. Xin lại dữ liệu: sơ đồ trạm chuột, sơ đồ đèn, báo cáo các tháng, báo cáo hoá chất kèm phiếu an toàn MSDS. Đây là hồ sơ của cơ sở, cần cho audit và cho đơn vị mới.
3. Mời đơn vị mới khảo sát: để có phương án và báo giá trước khi báo chấm dứt. Tránh cảnh báo chấm dứt rồi mới đi tìm, để trống vài tuần.
4. Chọn ngày bàn giao: thống nhất với cả hai bên một ngày cụ thể.

Bàn giao thế nào để không có tuần trống?

Chọn một ngày chung: đơn vị cũ thu trạm, đơn vị mới đặt trạm trong cùng ngày hoặc ngày kế tiếp. Với chuột, một tuần không có trạm ở vành đai là đủ để chuột vào kho.

Nếu trạm thuộc đơn vị cũ mà đơn vị mới chưa kịp đặt, có thể thoả thuận với đơn vị cũ để trạm lại thêm vài ngày, hoặc đơn vị mới đặt trước ở vành đai rồi thay dần bên trong. Điều quan trọng là không có khoảng trống.

Lượt đầu của đơn vị mới quan trọng thế nào?

Rất quan trọng, vì nó là mốc so sánh. Lượt đầu nên kiểm toàn bộ mặt bằng như một buổi khảo sát, ghi rõ mức côn trùng lúc nhận: bẫy nào có chuột, khu nào có gián, đèn nào nhiều ruồi. Nếu không ghi mốc, vài tháng sau không ai biết tình hình tốt lên hay xấu đi, và anh chị lại không có căn cứ để đánh giá đơn vị mới.

Nên hỏi đơn vị mới những gì?

Nếu đổi vì kết quả kém, hãy hỏi đơn vị mới họ sẽ làm khác gì, và yêu cầu trả lời cụ thể:

• Mỗi tháng tới mấy lần, riêng trạm chuột kiểm mấy lần? (Công ty kiểm mỗi tháng một lượt, riêng trạm chuột 4 lần mỗi tháng.)
• Báo cáo ghi gì: số con theo từng điểm, ảnh, khuyến nghị cho cơ sở?
• Có báo cáo phân tích xu hướng qua các tháng không?
• Điểm phát sinh giữa hai lượt thì xử lý thế nào, bao lâu tới?
• Dùng chế phẩm gì, có phiếu an toàn MSDS không?
• Bảo hành tính thế nào trong thời hạn hợp đồng?

Câu trả lời mơ hồ như "làm theo tiêu chuẩn", "đội ngũ chuyên nghiệp" mà không có con số là dấu hiệu nên hỏi tiếp.

Có bị ảnh hưởng tới audit không?

Không, nếu hồ sơ liền mạch. Người đánh giá chỉ cần thấy không có tháng nào thiếu kiểm, sơ đồ mới có ngày hiệu lực, và báo cáo của hai đơn vị nối tiếp nhau. Ghi chú ngày đổi đơn vị vào hồ sơ là đủ. Nếu đổi sát kỳ audit, nên báo trước để đơn vị mới kịp có ít nhất một lượt kiểm và một báo cáo. Danh mục hồ sơ có ở danh mục hồ sơ côn trùng cho kỳ đánh giá.

Khi nào nên gọi người làm?

Gọi khi anh chị đã quyết định đổi hoặc đang cân nhắc, để có khảo sát và phương án trước khi báo chấm dứt. Khảo sát tận nơi không thu phí. Cách làm theo hợp đồng mỗi tháng có ở trang kiểm soát côn trùng định kỳ; quy trình từ khảo sát tới theo dõi định kỳ ở trang quy trình làm việc.