Bị ghi lỗi côn trùng khi audit, viết khắc phục thế nào cho đạt?

Phiếu ghi lỗi không phải là án phạt. Nó là một câu hỏi: nhà máy có hiểu vì sao lỗi xảy ra không. Bản khắc phục bị trả lại nhiều nhất là bản chỉ có một dòng "đã sửa" và một tấm ảnh. Người đánh giá muốn thấy nhà máy đã nghĩ tới lần sau.

Bài này đi qua cách viết từng phần, cách tìm nguyên nhân gốc mà không đổ cho "nhân viên chủ quan", và có một bản khắc phục mẫu điền sẵn cho một lỗi hay gặp.

Một bản khắc phục cần những phần nào?

Cần đủ bốn phần, viết ngắn, có bằng chứng ở hai phần cuối.

1. Lỗi: chép đúng câu người đánh giá ghi, kèm vị trí. Đừng diễn đạt lại cho nhẹ đi.
2. Nguyên nhân gốc: vì sao lỗi xảy ra mà không ai phát hiện trước khi người đánh giá tới.
3. Sửa ngay: đã làm gì, ngày nào, ai làm, ảnh trước và sau.
4. Ngăn lặp lại: thay đổi gì trong cách làm, ai chịu trách nhiệm, bằng chứng thay đổi đã chạy.

Phần 3 trả lời "lỗi này đã hết chưa". Phần 4 trả lời "tháng sau có lặp lại không". Thiếu phần 4 là lý do phổ biến nhất khiến bản khắc phục bị trả lại.

Nguyên nhân gốc viết sao cho thật?

Hỏi "vì sao" liên tiếp ba lần là cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Ví dụ lỗi "đèn bắt côn trùng đặt ngay trên dây chuyền đóng gói":

• Vì sao đèn ở đó? Vì đèn lắp từ khi khu này còn là kho, chưa có dây chuyền.
• Vì sao khi đặt dây chuyền không dời đèn? Vì không ai xem lại sơ đồ đèn khi đổi bố trí xưởng.
• Vì sao không ai xem? Vì quy trình thay đổi bố trí không có bước thông báo cho người phụ trách kiểm soát côn trùng.

Nguyên nhân gốc là thiếu bước cập nhật sơ đồ côn trùng khi đổi bố trí xưởng, chứ không phải "đèn đặt sai". Viết được như vậy thì phần ngăn lặp lại tự rõ: thêm bước đó vào quy trình.

Tránh viết nguyên nhân là "nhân viên chủ quan", "do sơ suất", "do thời tiết". Những câu đó không chỉ ra được việc gì cần đổi, nên người đánh giá thường trả lại.

Bản khắc phục mẫu cho một lỗi hay gặp

Lỗi được ghi: "Khu kho nguyên liệu: khe dưới cửa cuốn số 2 hở khoảng 2 cm; phát hiện phân chuột cạnh pallet gần cửa."

Để ý phần nguyên nhân gốc có đủ ba lớp: vì sao khe hở (xe nâng), vì sao không ai thấy (bảng kiểm thiếu mục), vì sao chuột vào được mà không bị bắt (trạm xa cửa). Mỗi lớp có một việc tương ứng ở phần ngăn lặp lại.

Ví dụ ngắn cho ba lỗi khác

Đơn vị kiểm soát côn trùng giúp được phần nào?

Phần kỹ thuật và phần bằng chứng: định danh loài trên tấm keo hay mẫu phân, nhận xét vì sao trạm sai chỗ, đề xuất vị trí trạm và đèn mới, cập nhật sơ đồ trạm chuột, sơ đồ trạm đèn, ghi các thay đổi vào báo cáo tháng. Phần sửa cửa, sửa vệ sinh, đổi quy trình nội bộ, đào tạo nhân viên là việc của nhà máy.

Bản khắc phục mạnh nhất có cả hai: việc nhà máy làm và báo cáo của đơn vị xác nhận. Báo cáo phân tích xu hướng 2–3 tháng sau khi sửa là bằng chứng tốt nhất rằng lỗi không lặp lại. Cách đọc báo cáo này có ở báo cáo xu hướng côn trùng, nhà máy hỏi nhà thầu gì.

Những lỗi khi viết khắc phục

• Chỉ có ảnh "sau". Không có ảnh "trước" thì không chứng minh được đã sửa gì.
• Ngày hoàn thành trước ngày audit. Người đánh giá sẽ hỏi vì sao lúc đi xưởng chưa thấy.
• Hứa "đào tạo lại nhân viên" mà không có danh sách, nội dung, ngày. Lời hứa không có bằng chứng thì không đóng được.
• Nộp sát hạn. Phần ngăn lặp lại cần thời gian để có bằng chứng chạy được 1–2 tuần.

Khi nào nên gọi người làm?

Gọi ngay khi nhận phiếu lỗi, vì thời hạn nộp khắc phục thường ngắn và phần bằng chứng cần thời gian. Kỹ thuật viên tới xem tại chỗ, không thu phí khảo sát, và ghi nhận xét chuyên môn để đưa vào bản khắc phục. Chương trình cho nhà máy có ở trang chương trình kiểm soát côn trùng IPM; hồ sơ cho kỳ đánh giá có ở danh mục hồ sơ côn trùng cho kỳ đánh giá.