Danh mục hồ sơ kiểm soát côn trùng cho kỳ đánh giá HACCP, BRCGS, FSSC 22000
Danh mục chia 4 nhóm hồ sơ: nhà thầu, hoá chất, thực hiện và của chính cơ sở. Đoàn thường hỏi trước sơ đồ trạm đánh số, sổ giám sát đủ 12 tháng và giấy tờ chế phẩm có số đăng ký. Nên gom trước kỳ đánh giá ít nhất 1 tháng.
Kiểm soát côn trùng là chương trình tiên quyết trong mọi chuẩn an toàn thực phẩm, và điểm không phù hợp hay bị ghi nhất không phải "có côn trùng" mà là "không chứng minh được đã làm gì". Danh mục này có cột Ai giữ, vì hồ sơ nằm hết ở nhà thầu thì hôm đoàn tới cơ sở không có gì trong tay.
Danh mục hồ sơ dùng khi nào?
Chạy danh mục trước ngày đánh giá ít nhất 1 tháng, không phải đêm hôm trước. Nó dùng được cho kỳ đánh giá HACCP theo Codex CAC/RCP 1–1969, BRCGS 4.14, ISO 22000, FSSC 22000 v6, và cho các lượt kiểm tra của khách hàng. Người giữ bản này là trưởng QA hoặc người phụ trách an toàn thực phẩm.
So sánh xem từng chuẩn hỏi sâu tới đâu ở phần côn trùng có ở bài HACCP, BRCGS, FSSC 22000 khác nhau ở phần côn trùng.
Hồ sơ về nhà thầu gồm những giấy nào?
Nhóm 1 chứng minh người làm có đủ tư cách. Giấy quan trọng nhất là giấy công bố đủ điều kiện cung cấp dịch vụ diệt côn trùng, diệt khuẩn bằng chế phẩm theo Nghị định 91/2016/NĐ-CP; thiếu giấy này thì các giấy khác của nhà thầu cũng khó đứng được trước đoàn.
| Giấy tờ | Có | Ai giữ | Hết hạn |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng còn hiệu lực, có phụ lục phạm vi công việc | ☐ | ||
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của nhà thầu | ☐ | ||
| Giấy công bố đủ điều kiện cung cấp dịch vụ theo Nghị định 91/2016 | ☐ | ||
| Danh sách người trực tiếp làm tại cơ sở, kèm chứng chỉ | ☐ | ||
| Bảo hiểm trách nhiệm, nếu hợp đồng yêu cầu | ☐ |
Hồ sơ hoá chất cần những giấy nào?
Nhóm 2 là nhóm hay thiếu nhất. Yêu cầu giấy tờ của đúng chế phẩm đã dùng tại cơ sở, không nhận một danh sách chung các hoạt chất nhà thầu "có thể" dùng. Đoàn thường cầm biên bản một lượt bất kỳ rồi hỏi phiếu an toàn của chính chế phẩm ghi trên biên bản đó.
| Giấy tờ | Có | Ai giữ | Hết hạn |
|---|---|---|---|
| Danh mục chế phẩm đang dùng, ghi tên thương mại và hoạt chất | ☐ | ||
| Bản sao giấy đăng ký lưu hành của từng chế phẩm | ☐ | ||
| Phiếu an toàn hoá chất (MSDS) của từng chế phẩm | ☐ | ||
| Nhãn gốc hoặc ảnh nhãn chế phẩm | ☐ | ||
| Quy trình xử lý khi đổ tràn hoặc phơi nhiễm | ☐ | ||
| Nơi cất chế phẩm tại cơ sở nếu có: khoá, biển cảnh báo, sổ xuất nhập | ☐ |
Hồ sơ thực hiện phải đủ mấy tháng?
Nhóm 3 cho thấy chương trình chạy liên tục. HACCP thường hỏi sổ giám sát đủ 12 tháng, với lượt định kỳ 1 lần mỗi tháng, riêng trạm chuột mỗi tuần, và báo cáo xu hướng cũng tính trên 12 tháng. Tháng nào bỏ trống thì không bổ sung ngược được, nên cột cuối ghi rõ đang đủ mấy tháng.
| Giấy tờ | Có | Ai giữ | Đủ mấy tháng |
|---|---|---|---|
| Sơ đồ mặt bằng đánh dấu từng thiết bị, có mã khớp thực địa | ☐ | ||
| Sổ theo dõi trạm bả và thiết bị, cập nhật từng lượt | ☐ | ||
| Biên bản nghiệm thu từng đợt, có chữ ký hai bên | ☐ | ||
| Báo cáo xu hướng theo tháng, theo loài | ☐ | ||
| Hồ sơ hành động khắc phục khi vượt ngưỡng, kèm bằng chứng | ☐ | ||
| Lịch thực hiện cả năm và bằng chứng làm đúng lịch | ☐ |
Đoàn đánh giá ISO hỏi bảy hồ sơ về chuột, không chỉ định loại thuốc hay hãng bẫy, xem hồ sơ kiểm soát chuột đoàn ISO hỏi.
Cơ sở phải tự giữ những hồ sơ nào?
Nhóm 4 không thuộc nhà thầu: đoàn đánh giá hỏi cơ sở, không hỏi nhà thầu. Đây là phần chứng minh cơ sở hiểu chương trình của mình, gồm ai chịu trách nhiệm, ngưỡng đặt dựa trên gì, nhân viên được dạy những gì, và kết cấu có được sửa theo kiến nghị không.
| Giấy tờ | Có | Ai giữ | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Quy định nội bộ: ai phụ trách, làm gì khi phát hiện | ☐ | ||
| Ngưỡng hành động từng loài, từng vùng, và căn cứ đặt ngưỡng | ☐ | ||
| Hồ sơ đào tạo nhân viên nhận biết và báo dấu hiệu | ☐ | ||
| Biên bản đánh giá lại nhà thầu hằng năm | ☐ | ||
| Hồ sơ kiểm tra kết cấu: lưới chắn, khe cửa, thoát nước, ống xuyên tường | ☐ |
Chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ theo các bước nào?
Sắp hồ sơ theo thứ tự đoàn sẽ hỏi thì buổi đánh giá ngắn hơn và ít câu hỏi phát sinh. Sơ đồ trạm đứng đầu vì là thứ được hỏi trước và dùng để đối chiếu thực địa; giấy phép và phiếu an toàn ít thay đổi nên để sau cùng.
- Trước kỳ đánh giá khoảng 1 tháng: chạy danh mục, đánh dấu mục thiếu, ghi ai giữ.
- Đề nghị nhà thầu cấp bù phần thuộc họ: biên bản thất lạc, phiếu an toàn của chế phẩm mới dùng.
- Đặt sơ đồ trạm ở trang đầu, kiểm lại mã trên sơ đồ khớp mã dán trên trạm.
- Xếp sổ theo dõi theo tháng, mới nhất lên trên; ghép biên bản cùng tháng vào ngay sau.
- Kẹp hồ sơ khắc phục cạnh tháng có vượt ngưỡng.
- Cuối cùng là hồ sơ nhà thầu, hoá chất và hồ sơ của cơ sở.
Chuẩn bị hồ sơ hay thiếu những gì?
Ba thứ hay thiếu nhất là sơ đồ trạm khớp thực địa, sổ kiểm liên tục có chữ ký người kiểm, và phiếu an toàn của đúng chế phẩm đang dùng. Thiếu một trong ba là thành điểm không phù hợp, dù mặt bằng thực tế sạch.
- Sổ có khoảng trống trong 3 tháng gần nhất, đúng chỗ đoàn sẽ hỏi.
- Kiến nghị sửa kết cấu nằm trên giấy: khe hở ghi từ lượt trước mà không bịt trong 7 ngày, không có người và hạn.
- Không có hợp đồng theo lịch, nên sổ và biên bản không bao giờ đủ tháng.
- Hồ sơ cũ bị huỷ quá sớm; nhiều cơ sở giữ tối thiểu 2 năm để còn xem xu hướng kỳ trước.
Sổ và biên bản dùng mẫu ở sổ theo dõi trạm bả và thiết bị và biên bản nghiệm thu từng đợt. Hồ sơ theo ngành có ở nhánh nhà máy thực phẩm và nhà máy, xí nghiệp; chuẩn mà từng ngành phải đạt nằm ở ngành sản xuất thực phẩm. Hồ sơ sinh ra từ các lượt kiểm theo lịch, nên cơ sở cần đủ tháng thường chọn chương trình IPM có sơ đồ và sổ theo lượt.
Về bài viết này
Đội kỹ thuật viên của Khử Trùng Toàn Cầu tổng hợp và biên soạn.
Cách làm ra bài: Đội kỹ thuật viên của Khử Trùng Toàn Cầu tổng hợp từ hồ sơ khảo sát và các buổi xử lý tại hiện trường; số liệu sinh học đối chiếu với tài liệu chuyên ngành.
Nguồn tham khảo
Thông tin và số liệu trên trang này đối chiếu với các tài liệu sau.
- Chính phủ. Nghị định về quản lý hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế, Nghị định 91/2016/NĐ-CP, 2016. Truy cập lần cuối 24/09/2026.
- BRCGS (bản chính thức do Camposol lưu). Global Standard Food Safety, Issue 9, Mục 4.14, 2022. Truy cập lần cuối 24/09/2026.
- Foundation FSSC. Annex 2 — FSSC 22000 CB Audit Report Requirements, Version 6, FSSC 22000 v6, 2023. Truy cập lần cuối 24/09/2026.
- FAO/WHO Codex Alimentarius. Recommended International Code of Practice — General Principles of Food Hygiene, CAC/RCP 1-1969, Rev. 3, 1997. Truy cập lần cuối 26/09/2026.
