Văn phòng thuê có chuột, gián: ai lo phần nào?

Khi nào văn phòng thuê cần làm rõ phần việc với toà nhà?

Có bốn lúc nên làm rõ: khi chuột hay gián quay lại dù văn phòng đã xử lý, khi thấy phân chuột rơi từ trần, trước khi ký hoặc gia hạn hợp đồng thuê, và khi toà nhà đổi nhà thầu cho khu chung. Không làm rõ thì côn trùng đi qua phần không ai lo.

Văn phòng không có đoàn kiểm tra riêng về côn trùng; người kiểm là ban quản lý toà nhà, khách tới làm việc và chính nhân viên. Riêng văn phòng có bếp ăn tập thể cho nhân viên thì bếp đó chịu quy định an toàn thực phẩm như bếp ăn, theo Thông tư 47/2014/TT-BYT, và nên có hồ sơ kiểm riêng.

Khu nào của công ty, khu nào của toà nhà?

Ranh giới thường gặp là: công ty lo những gì nằm trong phần thuê và do nhân viên dùng mỗi ngày, toà nhà lo hạ tầng nối nhiều văn phòng với nhau. Bảng dưới là cách chia phổ biến; hợp đồng thuê của từng toà có thể khác, nên đối chiếu điều khoản vệ sinh trước khi gửi đề nghị.

Vì sao phần chung làm hỏng kết quả của văn phòng?

Vì chuột và gián không dừng ở ranh giới hợp đồng. Trần giả nối liền cả tầng, nên xử lý một văn phòng mà văn phòng bên cạnh không làm thì chuột vẫn qua lại. Gián Đức từ trục kỹ thuật chung chui ra qua ổ điện sàn, nên pantry sạch vẫn có gián quay lại sau vài tuần.

Chuột nhắt đẻ 5–6 con mỗi lứa, 5–10 lứa mỗi năm, nên phân chuột thấy ở hai phòng thường có nghĩa đã có cả đàn trên trần của tầng. Đó là lý do khi thấy chuột, văn phòng nên báo ban quản lý ngay trong ngày thay vì tự xử lý trước rồi mới báo. Đường chuột vào văn phòng khoá kín có ở bài phân chuột sau cuối tuần đóng cửa từ đâu ra.

Đề nghị gửi ban quản lý nên gồm những gì?

Một đề nghị có ảnh, vị trí và ngày được xử lý nhanh hơn nhiều so với một cuộc gọi báo "tầng mình có chuột". Người phụ trách hành chính soạn trong 15 phút theo sáu mục dưới đây, gửi bằng email để có mốc thời gian, và giữ một bản trong hồ sơ văn phòng.

1. Ngày giờ phát hiện, người phát hiện.
2. Loài và dấu hiệu: phân chuột trên bàn, tiếng chạy trên trần, gián ra từ ổ điện sàn.
3. Vị trí đánh dấu trên sơ đồ tầng, kèm ảnh chụp trước khi dọn.
4. Việc văn phòng đã làm trong phần của mình: dọn pantry, bịt lỗ ống, đặt bẫy.
5. Đề nghị cụ thể: kiểm trần và trục kỹ thuật của tầng, kiểm các văn phòng cạnh bên cùng đợt.
6. Hạn mong muốn nhận phản hồi và người liên hệ phía văn phòng.

Hợp đồng thuê và hợp đồng nhà thầu nên ghi những gì?

Ghi ranh giới bằng văn bản là cách để không tranh cãi mỗi lần có chuột. Hợp đồng thuê nên có một điều về vệ sinh và côn trùng ở khu chung; hợp đồng với nhà thầu riêng của văn phòng ghi phạm vi trong phần thuê và cách phối hợp với nhà thầu toà nhà.

• Danh sách khu thuộc toà nhà: trần giả, hộp kỹ thuật, rãnh cáp trục, khu rác tầng, hầm.
• Nhịp toà nhà kiểm khu chung, 1 lần mỗi tháng, trạm chuột mỗi tuần, và văn phòng được xem báo cáo.
• Thời hạn toà nhà phản hồi khi văn phòng báo có chuột.
• Báo cáo của nhà thầu riêng tách hai cột: phần của văn phòng và phần phải chuyển cho toà nhà.
• Ai được mở trần, mở hộp kỹ thuật, và phải đăng ký trước bao lâu.

Ranh giới này khớp với cách kỹ thuật viên của công ty chia thiết bị. Trong phần thuê chỉ có bẫy và hộp giám sát không thuốc, đặt cách nhau 6–12 m dọc chân tường pantry, phòng máy in, kho hồ sơ. Trạm bả có khoá nằm ở vành đai ngoài, tức phần của toà nhà. Chia như vậy thì việc diệt chuột của văn phòng thuê không chồng lên thiết bị của nhà thầu toà nhà.

Toà nhà văn phòng ký kiểm định kỳ thường gồm hầm xe, phòng rác, hộp kỹ thuật, bể nước và trạm chuột ngoại vi đặt cách nhau 15–30 m; cách ban quản lý lập chương trình đó có ở trang kiểm soát côn trùng cho ban quản lý toà nhà. Ruồi ở khu rác tầng và nhà vệ sinh chung cũng thuộc phần ban quản lý thuê, xem báo giá ruồi cho phòng rác, khu chung toà nhà.

Phối hợp lịch với toà nhà thế nào?

Hiệu quả nhất là hai bên làm cùng một đợt: toà nhà mở trần và hộp kỹ thuật của tầng, văn phòng xử lý pantry và phòng làm việc trong cùng một buổi hai bên đã hẹn. Làm lệch nhau vài tuần thì chuột ở phần chưa làm lại tràn sang phần vừa làm.

Phần lớn toà nhà đòi đăng ký thi công ngoài giờ trước ít nhất 1 ngày, kèm danh sách người ra vào, nên hẹn lịch trước khoảng 3 ngày làm việc. Việc nào văn phòng làm trong giờ, việc nào để tối, xem bài văn phòng vẫn làm việc khi đang xử lý chuột.

Những lỗi hay gặp khi chia việc với toà nhà

Lỗi phổ biến nhất là văn phòng tự xử lý nhiều lần mà không báo ban quản lý, trong khi nguồn nằm trên trần chung. Lỗi ngược lại cũng hay gặp: đẩy hết cho toà nhà, trong khi pantry có ổ gián và ngăn bàn đầy đồ ăn, là phần chỉ văn phòng mới giữ được.

• Báo bằng điện thoại, không ảnh, không vị trí, nên không ai xử lý tới nơi.
• Quét phân chuột trước khi chụp, mất căn cứ gửi toà nhà.
• Nhà thầu của văn phòng và của toà nhà đặt thiết bị chồng nhau, không ai giữ sơ đồ chung.
• Không đọc điều khoản vệ sinh trong hợp đồng thuê trước khi tranh luận.

Khu nào của văn phòng sinh côn trùng và nên kiểm bao lâu một lần có ở trang côn trùng trong văn phòng: pantry, trần, phòng máy in. Phần của công ty nên soi những gì mỗi tuần, xem bài danh mục kiểm pantry và kho giấy của văn phòng.