Hành chính văn phòng chuẩn bị gì khi xử lý gián ngoài giờ?

Hành chính phải lo những việc gì khi văn phòng xử lý gián ngoài giờ?

Năm việc: thông báo và đăng ký với toà nhà, nhắc nhân viên dọn pantry, cử người trực mở phòng khoá. Tiếp đó là bàn giao khu vực cho kỹ thuật viên và nghiệm thu sáng hôm sau. Đặt gel, phun là việc của đơn vị làm; giữ lượt làm không bị chặn giữa chừng là việc hành chính.

Lượt phải để tối là lượt có phun tồn lưu chân tường, phòng máy in, rãnh cáp. Lượt phải mở tủ, kéo máy in, dời tủ hồ sơ để với tới khe sát tường cũng vậy. Chỉ đặt gel và bẫy dính thì làm giờ trưa cũng được, hành chính chỉ cần báo người ngồi gần pantry. Văn phòng 300 m² thường có 3–8 điểm ổ, gần hết nằm trong pantry hoặc cách pantry dưới 5 m. Gián trú ở đâu và văn phòng được xử lý theo thứ tự nào có ở trang gián trong văn phòng: pantry, lò vi sóng, phòng máy in.

Thông báo nội bộ và đăng ký với toà nhà viết gì, gửi khi nào?

Gửi trước ít nhất 1 ngày. Thông báo nội bộ chỉ cần ba ý: tối nào làm, nhân viên dọn gì trước khi về, sáng hôm sau có gì khác. Nói rõ đây là đặt gel và phun chân tường để diệt gián, không phải phun khử khuẩn bề mặt, để nhân viên khỏi lo lau bàn.

• Tối làm, giờ bắt đầu và giờ dự kiến xong, do văn phòng chọn sau giờ làm.
• Khu được làm: pantry, phòng máy in, kho, các phòng có phản ánh.
• Việc mỗi người làm trước khi về, gói trong khoảng 10 phút.
• Sáng hôm sau không lau chân tường, không lau chỗ đặt gel, thấy gì lạ thì báo ai.
• Người đang mang thai hoặc bị hen báo trước để được xếp vào làm muộn hơn.

Phần lớn toà nhà văn phòng đòi đăng ký thi công ngoài giờ trước ít nhất 1 ngày, kèm danh sách người ra vào. Thiếu đăng ký là lý do hay gặp nhất khiến lượt làm bị chặn ngay tại sảnh. Gửi hồ sơ này cùng lúc với thông báo nội bộ, kèm xin số điện thoại bảo vệ ca tối. Phần nào công ty tự lo, phần nào phải báo ban quản lý toà nhà, xem kiểm soát côn trùng văn phòng cho người phụ trách hành chính.

Dọn pantry và bàn làm việc trước khi về thế nào?

Pantry là chỗ phải dọn kỹ nhất, vì gần hết ổ gián nằm ở đó và kỹ thuật viên cần với tới khe tủ, gầm tủ lạnh, chân lò vi sóng. Phần của mỗi nhân viên chỉ mất khoảng 10 phút; hành chính gửi danh sách từ trưa rồi đi một vòng lúc 18 giờ để kiểm lại.

• Dọn trống tủ dưới bồn rửa và các ngăn tủ pantry, gom đồ vào thùng có nắp đặt giữa phòng.
• Đổ khay hứng máy pha cà phê, lau khô bồn rửa, không để cốc chén úp trên kệ sát tường.
• Cất hộp cơm, bánh kẹo, đồ uống khỏi mặt bàn và ngăn kéo.
• Cất tài liệu vào tủ và khoá; không để giấy tờ trên sàn sát tường.
• Kéo ghế, túi xách khỏi chân tường để lộ len chân tường.
• Đổ rác toàn bộ, kể cả thùng rác dưới gầm bàn.

Ai mở cửa, trực và bàn giao khu vực với kỹ thuật viên?

Hành chính cử một người trực cố định, có chìa khoá các phòng kín và số điện thoại bảo vệ ca tối. Lượt ngoài giờ chỉ trơn tru khi mỗi mốc giờ có tên người chịu trách nhiệm ở cả hai bên; gửi bảng này cho người trực và bảo vệ từ hôm trước.

Lúc bàn giao, người trực đưa kỹ thuật viên sơ đồ tầng có đánh dấu những chỗ nhân viên từng thấy gián. Kèm theo là phòng nào được mở, phòng nào không vào, thiết bị nào không được chạm như tủ mạng, máy pha cà phê. Kỹ thuật viên làm từ pantry ra ngoài, chấm gel trong khe, không phun vào lò vi sóng hay ổ điện. Biết trước thứ tự này, người nghiệm thu sáng hôm sau kiểm đúng chỗ. Một đợt gel và chặn cống gồm những bước nào có ở trang xử lý gián cho khối hành chính văn phòng.

Nghiệm thu sáng hôm sau theo các bước nào?

Người phụ trách hành chính nghiệm thu trước giờ nhân viên vào 30 phút, cầm theo biên bản và sơ đồ điểm đặt. Mục đích là xác nhận không có chế phẩm ở chỗ tay chạm và đối chiếu khu đã làm với khu đã hẹn. Chưa cần đếm gián chết, vì gel cần vài ngày mới thấy rõ.

1. Đi một vòng theo sơ đồ, xác nhận gel nằm trong khe, không có ở mặt bàn, tay nắm cửa.
2. Kiểm mặt bàn pantry và bàn ăn; lau lại hai chỗ này trước khi dùng.
3. Không lau chân tường trong 5–7 ngày và không lau chỗ đặt gel trong 14 ngày.
4. Đối chiếu biên bản với danh mục khu vực đã cam kết trong phương án.
5. Ghi điểm còn thiếu, gửi cho đơn vị trong buổi sáng.
6. Lưu biên bản và sơ đồ vào hồ sơ, để lượt sau so được.

Sau lượt làm, hành chính giữ lịch và hồ sơ gì?

Giữ lịch kiểm lại sau 14 ngày và bộ biên bản của từng lượt. Gián Đức nở 30–40 con non mỗi bao trứng và bao trứng không ăn gel. Vì vậy lượt kiểm bẫy dính đánh số sau 14 ngày mới cho biết đàn đã giảm tới đâu, điểm nào cần bổ sung gel.

Cố định một người nghiệm thu và lưu biên bản cùng sơ đồ vào một thư mục, để lượt sau so được với lượt trước. Với văn phòng trong toà nhà nhiều tầng, lượt kiểm này còn cho biết gián có đang vào từ rãnh cáp hay ổ điện sàn nối với trục kỹ thuật chung hay không. Đường gián vào văn phòng có ở bài gián theo thùng carton và trần giả vào văn phòng.

Pantry dùng hằng ngày nên một lượt làm giảm rõ số gián nhưng không giữ được mức đó mãi. Văn phòng muốn giao việc kiểm lại cho một đội cố định theo lịch thì xem kiểm soát định kỳ cho văn phòng có biên bản từng lượt.

Những lỗi phối hợp nào hay làm hỏng lượt ngoài giờ?

Lỗi phổ biến nhất là nhân viên lau hết chân tường và khe tủ vào sáng hôm sau vì tưởng phải lau sạch thuốc, làm mất tác dụng của lượt vừa làm. Lỗi thứ hai là không cố định người nghiệm thu, nên mỗi lượt một người đọc biên bản và không ai so được với lượt trước.

• Quên đăng ký với toà nhà, kỹ thuật viên bị giữ ở sảnh tới hết giờ cho phép.
• Người trực không có chìa khoá phòng máy in hay kho, khu có ổ bị bỏ qua.
• Để đồ ăn trong ngăn bàn qua đêm, gián có nguồn ăn khác và bỏ qua gel.
• Xịt bình mua ngoài lên chỗ đặt gel trong những ngày sau.
• Không mở thông gió sau lượt có phun chân tường.
• Bỏ lượt kiểm sau 14 ngày vì thấy ít gián hơn.

Việc văn phòng tự làm được với gián tới đâu có ở bài lúc nào phải gọi thợ thay vì tự làm; lịch cho chuột, loài phải chia khu và làm nhiều lượt, xem bài chia sàn 4–6 khu để nhân viên vẫn làm việc.