Hồ sơ kiểm soát côn trùng cho đoàn đánh giá gồm những gì

Với nhà máy, kho và cơ sở chế biến, thứ quyết định kết quả đánh giá không phải lần phun gần nhất mà là bộ hồ sơ chứng minh có một chương trình đang chạy. Trang này liệt kê đủ các mảnh của bộ hồ sơ đó, và những gì nên yêu cầu nhà thầu cung cấp ngay từ khi ký hợp đồng.

Đoàn đánh giá hỏi gì, và vì sao hồ sơ quan trọng hơn lần phun gần nhất

Đây là điều nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra khi đã ngồi trước đoàn đánh giá: họ không hỏi lần phun gần nhất là khi nào. Họ hỏi chương trình kiểm soát dịch hại của nhà máy là gì, ai làm, làm theo tần suất nào, đặt thiết bị ở đâu, phát hiện gì trong sáu tháng qua và đã xử lý thế nào.

Tức là họ đánh giá hệ thống, và bằng chứng của hệ thống là hồ sơ. Một nhà máy phun đều đặn nhưng không giữ giấy tờ sẽ rớt điểm nặng hơn một nhà máy phun thưa hơn nhưng có đủ sơ đồ, nhật ký và biên bản. Vì vậy khi ký hợp đồng, câu hỏi quan trọng không phải "bao nhiêu tiền một lần" mà là "hợp đồng có kèm bộ hồ sơ không".

Giấy phép kinh doanh dịch vụ diệt côn trùng của nhà thầu

Việc đầu tiên cần kiểm khi chọn nhà thầu: đơn vị đó có đăng ký ngành nghề kinh doanh dịch vụ diệt côn trùng, khử trùng hay không. Đây là giấy tờ pháp lý cơ bản nhất và đoàn đánh giá luôn hỏi tới.

Hai thứ nên yêu cầu bản sao ngay từ khi thương thảo, chứ đừng đợi tới lúc cần:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành nghề phù hợp.
Chứng chỉ hành nghề của kỹ thuật viên trực tiếp thi công tại cơ sở của bạn.

Giấy tờ pháp lý của Khử Trùng Toàn Cầu nằm ở trang hồ sơ năng lực; bản sao dùng để nộp kèm hồ sơ nội bộ thì yêu cầu khi ký hợp đồng.

MSDS — phiếu an toàn của thuốc diệt côn trùng, thứ hay bị bỏ quên nhất

MSDS (phiếu an toàn hoá chất) là tài liệu do nhà sản xuất phát hành cho từng chế phẩm, ghi thành phần, mức độ nguy hại, cách xử lý khi đổ tràn hoặc khi người tiếp xúc phải, và điều kiện bảo quản. Với nhà máy thực phẩm, dược phẩm và bao bì, đây là tài liệu đoàn đánh giá gần như luôn hỏi.

Yêu cầu nhà thầu cung cấp MSDS cho từng hoạt chất thực tế dùng tại cơ sở của bạn, không phải một tập chung cho mọi khách hàng. Kèm theo đó là danh mục hoạt chất được phép lưu hành và bản sao nhãn sản phẩm.

Lưu ý thực tế: hoạt chất đổi thì MSDS phải đổi theo. Nhiều cơ sở giữ đúng bộ MSDS của ba năm trước trong khi nhà thầu đã đổi chế phẩm hai lần — đó là lỗi bị bắt rất nhanh.

Sơ đồ đặt bẫy, trạm bả chuột và trạm giám sát côn trùng

Sơ đồ đặt thiết bị là mảnh hồ sơ có sức thuyết phục nhất, vì nó cho thấy chương trình được thiết kế chứ không phải làm tuỳ hứng. Sơ đồ tốt gồm mặt bằng cơ sở, vị trí và mã số của từng thiết bị, loại thiết bị, và ngày lắp đặt.

Ba nhóm thiết bị thường có trên sơ đồ của một nhà máy:

Trạm bả chuột ngoài hàng rào — vành đai chặn đàn từ bên ngoài tràn vào. Với cơ sở giáp đất trống hoặc vùng canh tác, đây là phần bắt buộc chứ không phải tuỳ chọn.
Bẫy cơ học trong nhà — đặt trong khu sản xuất và kho, nơi không dùng bả.
Đèn bẫy côn trùng bay — đặt theo hướng luồng người và cửa ra vào, không đặt đối diện cửa mở vì như vậy là hút côn trùng từ ngoài vào.

Mỗi thiết bị phải có mã số riêng và mã đó phải khớp giữa sơ đồ, nhật ký kiểm tra và báo cáo. Đây chính là chỗ hồ sơ hay đứt mạch: sơ đồ ghi trạm số 12 mà nhật ký lại không có dòng nào cho trạm 12.

Nhật ký kiểm tra và biên bản nghiệm thu diệt côn trùng từng đợt

Sau mỗi lần thi công phải có biên bản nghiệm thu hai bên cùng ký, ghi rõ: ngày giờ, khu vực đã xử lý, hoạt chất và liều lượng, thiết bị đã kiểm, phát hiện gì, và kiến nghị cho phía cơ sở.

Phần "kiến nghị" là phần hay bị bỏ trống nhưng lại quan trọng nhất khi bị đánh giá: nó chứng minh nhà thầu có chỉ ra vấn đề thuộc trách nhiệm cơ sở — cửa không kín, rác để quá giờ, khe tường hở — và cơ sở đã xử lý tới đâu. Một chuỗi kiến nghị kèm bằng chứng khắc phục nói lên hệ thống đang chạy tốt hơn bất kỳ lời cam kết nào.

Xem mẫu báo cáo kiểm soát côn trùng nhà máy để biết một bộ hồ sơ đợt trông như thế nào.

Hợp đồng diệt côn trùng định kỳ: giá và những gì nên ghi

Với doanh nghiệp, hợp đồng định kỳ khác hẳn gọi lẻ mỗi khi phát sinh — không chỉ ở giá mà ở chỗ nó là bằng chứng có hệ thống. Bốn điều khoản nên có, và nên đọc kỹ trước khi ký:

Phạm vi và tần suất cụ thể theo từng khu vực, không ghi chung chung là "toàn bộ nhà máy".
Danh mục hồ sơ bàn giao — sơ đồ, nhật ký, biên bản, MSDS — và bàn giao vào thời điểm nào.
Cam kết xử lý lại khi phát sinh giữa hai đợt, và trong bao lâu kể từ khi báo.
Hỗ trợ khi có đoàn đánh giá — nhà thầu có cử người sang giải trình phần kỹ thuật không.

Xem chính sách bảo hành và cam kết dịch vụ, và chương trình kiểm soát côn trùng định kỳ.

Kiểm soát côn trùng đạt chuẩn ISO 22000, BRC và HACCP

Ba tiêu chuẩn này không có một điều khoản riêng nào tên là "diệt côn trùng". Kiểm soát dịch hại nằm trong nhóm chương trình tiên quyết — nền móng phải có trước khi bàn tới các điểm kiểm soát tới hạn. Điều đó nghĩa là nó không phải việc làm cho có, mà là điều kiện để phần còn lại của hệ thống được công nhận.

ISO 22000 yêu cầu chương trình kiểm soát dịch hại nằm trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, có phân công trách nhiệm và có hồ sơ theo dõi.
BRC đi sâu hơn về bằng chứng: sơ đồ thiết bị, tần suất kiểm, năng lực của nhà thầu, và phân tích xu hướng theo thời gian chứ không chỉ ghi nhận từng đợt.
HACCP đặt kiểm soát dịch hại ở nhóm điều kiện tiên quyết — xem chứng chỉ HACCP là gì.

Điểm chung của cả ba: chúng đánh giá tính liên tục và khả năng truy vết. Sáu tháng hồ sơ đều đặn có giá trị hơn một đợt tổng vệ sinh rầm rộ ngay trước ngày đánh giá.

Phân tích xu hướng — thứ phân biệt chương trình thật với việc phun cho có

Ghi nhận từng đợt là mức tối thiểu. Mức mà đoàn đánh giá đánh giá cao là tổng hợp theo thời gian: thiết bị nào bắt được nhiều nhất, khu vực nào tăng, tăng vào tháng nào, và cơ sở đã làm gì sau khi thấy xu hướng đó.

Ví dụ dễ hiểu: đèn bẫy gần cửa nhập hàng bắt tăng gấp ba vào tháng mưa. Kết luận đúng không phải "tăng tần suất phun" mà là "màn chắn cửa nhập hàng đã hỏng". Phân tích xu hướng dẫn tới hành động sửa nguyên nhân, và đó chính là tinh thần của chương trình quản lý dịch hại tổng hợp IPM.

Chuẩn bị cho một buổi audit kiểm soát côn trùng

Việc cần làm không phải trong tuần trước buổi đánh giá, mà là giữ cho sáu tháng vừa qua có hồ sơ đầy đủ. Danh sách kiểm nhanh trước ngày đoàn tới:

Giấy phép kinh doanh và chứng chỉ hành nghề của nhà thầu — còn hiệu lực.
Hợp đồng còn hạn, ghi rõ phạm vi và tần suất.
Sơ đồ đặt thiết bị khớp với thực tế tại hiện trường — đây là chỗ hay lệch nhất, vì thiết bị bị dời mà sơ đồ không cập nhật.
Nhật ký kiểm tra đủ các kỳ, không đứt tháng nào.
Biên bản nghiệm thu có chữ ký hai bên.
MSDS đúng hoạt chất đang dùng.
Bằng chứng đã khắc phục các kiến nghị của đợt trước.

Bốn lỗi thường gặp nhất khi bị đánh giá: thiết bị không có mã số; sơ đồ không khớp hiện trường; nhật ký đứt quãng vài tháng; và kiến nghị được ghi nhưng không có bằng chứng đã xử lý.

Nhận tư vấn hồ sơ cho cơ sở của bạn

Khảo sát và báo giá miễn phí. Với nhà máy, kho và cơ sở chế biến, buổi khảo sát nên đi cùng người phụ trách chất lượng để chốt luôn danh mục hồ sơ cần bàn giao đưa vào hợp đồng, thay vì thoả thuận miệng rồi tới lúc bị đánh giá mới đi tìm.

Gọi 0902 977 907 hoặc gửi yêu cầu khảo sát. Xem thêm giải pháp kiểm soát côn trùng tổng hợp cho nhà máy và khu vực phục vụ.